2.2 El libro de inventario

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El libro de inventario1 es un documento administrativo, oficial. Todos los objetos de la colección tienen que ser consignados en dicho documento en orden cronológico con su número consecutivo de inventario. Esto es imprescindible pues:

El Libro de inventario deberá tener encuadernación en pasta dura y sus páginas serán numeradas.

 

Las informaciones sobre los objetos se disponen en columnas. La cantidad y los títulos de las columnas varían dependiendo de los museos.

Son necesarias dos fotocopias. Una de ellas, guardada por separado en un lugar distinto al de la copia original, será conservada tal cual, y actualizada regularmente, mientras que la otra podrá servir como herramienta de trabajo.

Cuando se empieza a describir los objetos, hay que prestar mucha atención a los términos usados, ya que esto cobrará importancia luego cuando el museo proceda a la informatización de los datos (véase Capítulo 5, Cómo pasar a la informatización, § 1). Por esta razón, hemos incluido en el presente documento una fuente de consulta sobre la descripción de los objetos que ayuda a reflexionar sobre los términos empleados. Recomendamos consulte en 5-1 otros recursos que ayudan a trabajar sobre la descripción normalizada de sus colecciones, siendo ésta una operación que permitirá ahorrar tiempo a la hora de proceder a la informatización.

 

Recursos existentes (Español)

Los siguientes enlaces ofrecen información paso a paso para el ingreso y egreso de un objeto en una institución museológica.
Lic. Armando Gagliardi, Ant. Patricia Morales.(Coord). Normativas Técnicas para Museos. Dirección de Museos de Venezuela. Venezuela. (1993-94).
En el capítulo III “EL Registro e Inventario de Colecciones” se presentan los pasos básicos de ingreso y egreso de obras al museo y las tareas que se asocian con registrar objetos en un museo.
Patrick J. Boylan. Editor. Cómo Administrar un Museo: Manual Práctico. UNESCO, ICOM. Francia. (2007)
El capítulo de Inventarios y Documentación (pp 31-59) brinda consejos prácticos sobre el proceso de documentación, registro, control de inventario y catalogación, la explotación de los sistemas manuales e informáticos y el acceso a la información en línea según las normas establecidas.
Jeanne Hogenboom, Fransje Kuyvenhoven, Yolande Morel-Deckers. Registro paso por paso: cuando un objeto ingresa al museo. ICOM-CIDOC (1993)
Información simplificada de los pasos comunes para ingresar un objeto en una institución museológica.
Registro paso por paso: cuando un objeto ingresa al museo, CIDOC
Esta fuente de consulta,  relativamente clara y sencilla a pesar de algunas secciones menos comprensibles, explica etapa por etapa, el procedimiento de adoptar para consignar el ingreso de un objeto al museo, desde la expedición de un recibo hasta la creación de los ficheros de índice. El procedimiento preconizado podría llevar mucho tiempo por lo que a nosotros nos resulta del conocimiento que tenemos de los museos destinatarios.

En Francés:

Aide mémoire pour la Documentation dans les musées, n° 1, Le registre d’inventaire, EPA-ICCROM (Prontuario para la Documentación en los  museos, n°1, El Libro de inventario EPA-ICCROM)
Esta fuente de consulta presenta el Libro de inventario : formatos, rúbricas, seguridad.
Inventorier des collections de musées, § UN REGISTRE SPÉCIFIQUE, Ministère de la culture, France (Inventariar colecciones de museos, § UN REGISTRO ESPECIFICO, Ministerio de Cultura, Francia).
Se describen las características del Registro de inventario, haciendo referencia a los estándares de la DMF (Dirección de los Museos de Francia), en particular con respecto a las columnas del Registro de inventario. La norma DMF preconiza el « Registro 14 columnas ». A pesar de remontase al año 1995, esta fuente  es buena y con un mínimo de sentido común el lector podrá interpretar la norma DMF en la debida forma, guardando las debidas distancias.
Aide mémoire pour la Documentation dans les musées, n° 3, Recommandations pour la Description des Objets, EPA-ICCROM (Prontuario para la Documentación en los museos, n°3, Recomendaciones para la descripción de los Objetos, EPA-ICCROM.
Se recogen algunos consejos sobre cómo describir los objetos y sobre la normalización.
Aide mémoire pour la Documentation dans les musées, n° 4, La Prise de Mesures, EPA-ICCROM (Prontuario para la Documentación en los museos, n°4, La Medición, EPA-ICCROM)
Algunos consejos prácticos para medir un objeto : equipos, unidades de medida, modalidades.

En Inglés:

Accession records, Collections Link
Las etapas y los documentos que permiten el registro correcto de las colecciones. Aunque haga referencia a las prácticas de la DMF, esta fuente es buena y útil y, de ser necesario, puede adaptarse a los museos destinatarios.
Accessioning, in Museum Handbook, Part II, Museum Records, US National Park Services
Esta fuente de consulta consta de una sucesión de preguntas y respuestas que hacen referencia a situaciones típicas que se dan en los museos. Se centra en los museos de Parques Nacionales de Canada, y por lo tanto todas las referencias son a estas instituciones. Sin embargo, facilita buenos ejemplos, consejos y directivas que pueden aplicarse en muchos museos.
Documenting museum collections, in Museum Handbook, Part II, Museum Records, § C et F, US National Park Services
Como lo antedicho.

 

En caso de que no se encuentren más estas fuentes, podrá consultar algunas de ellas en el sitio de la EPA. Todos los enlaces en español han sido recuperados en Noviembre del 2009. En el caso que no se encuentren más las fuentes en español podrá consultar algunas de ellas en el sitio web del ILAM.

 

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1 Dependiendo el país se usa el término también de Libro de Registro.

v Inventorier des collections de musées, § UN REGISTRE SPÉCIFIQUE, Ministère de la culture, France (Inventariar colecciones de museos, § UN REGISTRO ESPECIFICO, Ministerio de Cultura, Francia)

http://www.culture.gouv.fr/culture/infos-pratiques/fiches/fiche3.htm

Se describen las características del Registro de inventario, haciendo referencia a los estándares de la DMF (Dirección de los Museos de Francia), en particular con respecto a las columnas del Registro de inventario. La norma DMF preconiza el « Registro 14 columnas ». A pesar de remontase al año 1995, esta fuente es buena y con un mínimo de sentido común el lector podrá interpretar la norma DMF en la debida forma, guardando las debidas distancias.
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