3.1 Advertencia

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¿Cómo se reactiva un sistema de documentación manual en desuso o incompleto?

Poner en marcha un sistema de documentación no es tarea libre de riesgos. La documentación refleja las prácticas profesionales del museo, la historia de sus colecciones y de las personas que se han hecho cargo de las mismas. La documentación incluye, entre sus finalidades, el control de inventario o el cotejo, que debería ser una operación periódica y regular en todos los museos, lo cual desgraciadamente no siempre ocurre.

También se da el caso, con frecuencia, que al poner en marcha el proceso de documentación, se constata que las colecciones son incompletas (o algunas partes de las mismas fueron sustituidas). Aquí empieza una fase delicada: ¿cómo hay que interpretar esta o estas constataciones? ¿a quién se le va a atribuir la responsabilidad? ¿a la persona que comenzó la obra o a su predecesor? En resumen, todo ello podría desembocar en una encuesta policial, cosa por lo general muy desagradable, con consecuencias imprevisibles, sobre todo porque, según lo dispuesto en el código de deontología profesional, la pérdida de colecciones en un museo  (cualquiera que sea el motivo de la misma) se considera una anomalía.

Un consejo importante que se podría dar a este respecto, es que no se inicie el proceso de documentación sin el acuerdo previo y el apoyo de la autoridad de tutela, procurando no hacerlo por su propia cuenta sino en equipo o, si es preciso,  con la colaboración de un representante de dicha autoridad, y hacer firmar el informe final a todos los miembros del susodicho equipo, haciendo constar, por supuesto, todas las situaciones críticas con respecto a las colecciones.

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