- 3.2.2 El libro de inventario

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¿La situación en su museo es exactamente igual a la descrita en 2.2?

  • Si, es así, ¡muy bien!
  • En caso contrario, tome las medidas necesarias para mejorar la situación.

Presentamos a continuación algunos ejemplos de casos reales que hemos observado con motivo de nuestras misiones en varios museos, entre los que podría encontrarse el suyo, y en los que Usted podría inspirarse para mejorar la situación en su propio museo.

1- Tenemos un registro como el descrito anteriormente, pero no tiene encuadernación en pasta dura ni está encuadernado siquiera (consta de hojas sueltas/ es un cuaderno). Sin embargo, las columnas  corresponden más o menos y todos los objetos están consignados en el mismo, por orden cronológico de número de inventario.

  • 1a) Consulte con una imprenta o un encuadernador la posibilidad de encuadernar o empastar ese documento que luego podrá seguir utilizando como Libro de Inventario.
  • 1b) Si no es posible encuadernar o cubrir el documento, Usted podrá:
    • Si se trata de hojas sueltas, mantenerlas juntas con un dossier de anillos o guardarlas en una carpeta (en la medida de lo posible fabricada con cartón no ácido). Cierre la lista agregando al final de la última inscripción: « Lista cerrada el día [insertar fecha] por falta de conformidad en el formato. Las anotaciones sucesivas se harán constar en el Libro de Inventario n°2 » con la firma del curador/director. Luego adopte un sistema de registro conforme con las normas, titúlelo Libro de Inventario n°2, y siga consignando sus adquisiciones en este nuevo registro. Guarde y conserve cuidadosamente la lista vieja.
    • Si se trata de un cuaderno, ciérrelo agregando al final del último registro: « Cuaderno clausurado el día [insertar fecha]  por falta de conformidad en el formato. Las anotaciones sucesivas se harán en el Libro de Inventario n°.2 », con la firma del curador/director. Luego, adopte un sistema de registro conforme con las normas, titúlelo Libro de Inventario n°2 y siga consignando sus adquisiciones en este nuevo registro. Guarde y conserve cuidadosamente el cuaderno viejo.

 

2- Tenemos varios registros completos o incompletos
Usted tendrá que recurrir a su sentido común.  Aquí no podemos ni imaginar ni hacer una lista de todos los casos posibles (distintos registros con n° de inventario diferentes, distintos registros con formatos de número de inventario diferentes, distintos registros con los mismos objetos registrados.

Lo que importa es que cada objeto de la colección esté registrado en un solo documento que cumpla con las características indicadas en las fuentes de consulta mencionadas en el punto 2-2.

Sin embargo, podrá utilizar los distintos registros como documento de referencia ya que pueden contener informaciones sobre los objetos  (con tal que no resulten contradictorias).
Opte preferentemente por el registro completo si éste está conforme con las normas y si el formato de número de inventario también está conforme y si eso no implica que se borren los números fijados sobre todos los objetos.

3- Tenemos un registro como el descrito en el punto 2-2, pero no todos los objetos de la colección han sido consignados en él. El último registro data de varios meses/años atrás.

Actualice todas las anotaciones, es decir haga constar en el registro/libro de inventario todos los objetos que no han sido consignados, tras haberles asignado un número de inventario (si no lo había hecho anteriormente) y fije dicho número sobre cada objeto.

4- Tenemos una lista de objetos sin números de inventario.

Adopte  un sistema de registro conforme con las normas, asigne un número a cada objeto, fije el número sobre el objeto y consigne cada objeto de la colección en el nuevo libro de inventario,  aprovechando, en lo que cabe, las informaciones contenidas en la lista. Conserve la lista como documento de archivo.

5- Teníamos un registro/libro de inventario pero desapareció.

La «desaparición» de un registro/libro de inventario es un evento grave porque este es un documento administrativo en el que constan catalogados todos los objetos que constituyen su colección. Por eso, de caer en manos mal intencionadas, podría servir para preparar o simular un robo.

  • Realice una inspección minuciosa del museo (fondos, depósitos, oficinas, salas de exposición, laboratorios de restauración, talleres pedagógicos) para comprobar que el registro/libro de inventario no se encuentra allí.
  • Notifique la desaparición del registro a su autoridad de tutela, si todavía no lo ha hecho.
  • Proceda a una investigación interna para determinar, en lo que cabe, la fecha y las circunstancias de la desaparición del registro/libro de inventario, con el fin, eventualmente, de establecer las responsabilidades y tomar las medidas necesarias (inclusive a través de su autoridad de tutela si así lo dispone el reglamento); denuncie la desaparición a la policía u otras autoridades competentes.,.
  • Refuerce los sistemas de seguridad del museo (cambie las cerraduras, cambie o refuerce las modalidades de acceso a las colecciones, concientice al personal de vigilancia y al equipo del museo, controle regularmente los fondos y las salas de exposición),
  • Vuelva a crear el registro/libro de inventario, haciendo constar al principio que se trata de un nuevo Registro creado para sustituir el registro desaparecido o robado.
    • 5a) Si Usted tenía una fotocopia del registro/ libro de inventario, utilícela para crear un nuevo registro conforme con las normas. Bastará con hacer un duplicado de la fotocopia o hacer un facsímile que se mandará a encuadernar. Si la fotocopia no estaba actualizada, consigne los objetos que no figuran en ella en el nuevo registro/libro de inventario.
    • 5b) Si no contaba con una fotocopia del registro, inscriba todos los objetos en un nuevo registro con un orden consecutivo de número de inventario.
  • Y si vuelve a encontrar el viejo registro después de haber elaborado el nuevo, le aconsejamos que  utilice el viejo, si este está conforme con las normas, completándolo con las eventuales anotaciones que habrá hecho en el ínterin. Guarde el otro en los archivos.


6- No contamos con un registro/libro de inventario pero sí tenemos fichas de campo /adquisición para todos/la mayoría de los objetos.

Adopte un sistema de registro conforme con las normas e inscriba en él cada objeto de la colección, tras asignarle y fijarle un número de inventario, usando las informaciones contenidas en las fichas de recolección.

Clasifique sus fichas por orden consecutivo de número de inventario y archívelas.


7- Consignamos en el registro todos los objetos que ingresan al museo, aunque temporalmente. ¿Es esta una práctica correcta?

Algunos museos consignan en el registro/libro de inventario todos los objetos que ingresan al museo, aunque la adquisición de los mismos no haya sido decidida. Sin embargo, esta es una práctica que, a largo plazo, podría generar confusión: si llega a « faltar » algún objeto, no se sabe si falta porque alguien se olvidó de notificar su devolución al dueño o si ha desaparecido (robo, pérdida). Además, esta práctica no permite tener una idea exacta y real de la composición de las colecciones.

Otros museos cuentan con un registro de ingreso en el que se consignan todos los objetos que llegan al museo (con fines de estudio, adquisición, o reflexión con miras a su futura y eventual adquisición). Si los objetos son admitidos en la colección, se procede a su inscripción en el libro de inventario. De lo contrario, los objetos se devuelven a su dueño, tras registrar la fecha de la devolución en el registro o actas de ingreso. Con esta práctica se evita sobrecargar el libro de inventario, haciendo constar en éste solamente los objetos  que pertenecen al museo.

Aconsejamos que opte por la segunda solución.

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