Prefacio

Imprimir

 

¿Cómo se mantiene el sistema de documentación?

Es imperativo mantener al día un sistema de documentación, ya sea manual o informatizado.
Cada nuevo ingreso tiene que ser consignado en la semana sucesiva a la adquisición en el libro de inventario. Los objetos que ya no forman parte de la colección del museo (por robo, destrucción o cesión) se harán constar en el libro de inventario como tales.

Si se cuenta con un sistema de documentación (manual o electrónico), que se compone de un libro de inventario, una ficha de identificación y catálogo(s), es imperativo mantener las fichas en orden. Si se saca una ficha, ésta tiene que ser ingresada sistemáticamente de nuevo en el fichero. Un fichero en desorden es un fichero prácticamente inútil, ya que el acceso a las informaciones dejaría de responder a una lógica.

Todo el sistema de registro se debe mantener al día. Todo objeto nuevo que ingresa al museo debe ser consignado en ellos; cualquier modificación debe ser registrada sistemáticamente en todos los expedientes (libro, fichas, catálogo) concernientes al mismo objeto. De esta manera, el sistema de registro no correrá el riesgo de “fosilizarse”, volviéndose obsoleto.

Si se cuenta con un sistema informatizado, valen las mismas recomendaciones: cualquier adquisición o cualquier modificación concerniente a un objeto (cambio de colocación, restauración, informaciones complementarias)  se recogerá en el software de gestión de las colecciones.

La documentación tiene que ir evolucionando con el objeto, seguir su mismo recorrido antes y después de su ingreso al museo. Si el sistema de documentación no se mantiene actualizado, no tardará en volverse inútil.

Joomla SEO by AceSEF