Introduction

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Guía prática de documentación

 

Según lo dispuesto en el Código de deontología del ICOM y en los textos similares relativos a la ética profesional, las colecciones de un museo tienen que ser documentadas:
”… con arreglo a las normas profesionales comúnmente admitidas. La documentación debe comprender la identificación y descripción completas de cada objeto, así como de sus elementos asociados, procedencia, estado, tratamiento de que ha sido objeto y su localización actual. Estos datos se deben conservar en lugar seguro y se debe contar con sistemas de búsqueda para que el personal y otros usuarios legítimos puedan consultarlos.
Código de deontología del ICOM, 2006, 2.20

De ahí que, para ser considerado profesional y cumplir con las normas vigentes, « un museo debe estar en condiciones de cumplir con los criterios mínimos, ya sea que se trate de un pequeño museo comunitario en el que trabajan tan sólo uno o dos voluntarios, o de una institución nacional que cuenta con un personal de centenas de miembros y con miles de visitantes », Jerry Weber, consultor senior, para estándares de calidad, MLA (Collections Link).

Con el fin de ayudar a los pequeños museos a cumplir con los requisitos mínimos en cuanto a la documentación de sus colecciones, la UNESCO y el ICCROM financiaron dos estudios encargados a la EPA (Ecole du Patrimoine Africain- Escuela del Patrimonio Africano). Uno consiste en una relación sobre el estado de progreso de las distintas iniciativas llevadas a cabo en los últimos 20 años en los pequeños museos de África sub-sahariana en lo que respecta a la documentación de sus colecciones. El otro, en analizar la situación de los recursos existentes en Internet en materia de documentación, que podrían ser aprovechados por los pequeños museos para crear o reorganizar su sistema de documentación. Todo ello con miras a proponerles una herramienta útil en forma de manual.

La guía que proponemos se dirige prioritariamente a los pequeños museos (con menos de 5000 objetos) que cuentan con pocos recursos, pero puede resultar igualmente útil para los grandes establecimientos, ya que los principios son los mismos. Además, gracias a esta guía las instituciones podrán contar con lo mínimo indispensable para un sistema de documentación básica (aquí nos centramos en la gestión « administrativa » de las colecciones), ya que en ella encontrarán las indicaciones sobre los recursos de Internet que las ayudarán a poner en marcha un sistema de documentación, ya sea partiendo de cero o bien mejorando el existente. La mayoría de los recursos en Internet fueron publicados por EPA-ICCROM, CIDOC, Museum Documentation Association a través de su portal, el Collections Link, el National Park Services de Estados Unidos, el Ministerio francés de Cultura, la Red Canadiense de Información sobre el Patrimonio (CHIN / RCIP) y el Instituto Canadiense de Conservación (ICC). Los memorandum de la EPA-ICCROM existen impresos desde hace varios años y han sido puestos en línea especialmente con motivo de este proyecto.

La versión en español de esta guía fue editada por la Fundación ILAM, agregando enlaces a Internet de fuentes en español, con énfasis en fuentes latinoamericanos, incluyendo entre otros los esfuerzos elaborados por el Ministerio de Cultura de Colombia, Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) de Chile, Dirección de Museos de Venezuela, y otros.

Los procedimientos indicados aquí se refieren a modalidades básicas y por consiguiente han sido simplificados. Cada institución podrá, si así lo desea, adaptarlos a sus propias normas o a las normas nacionales.

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