1 - ¿Por qué documentar?

Imprimir

 

Los museos adquieren objetos y crean colecciones porque los objetos transmiten uno o varios mensajes importantes. El mensaje de un objeto puede ser de carácter histórico, religioso, económico, tecnológico, u otro. Cuando se saca de su lugar de origen y se descontextualiza, su significado se desvirtúa, supeditándose a la documentación que se le asocia.

Así, cuando un objeto ingresa al museo, empieza una « vida nueva »: será examinado, guardado, mostrado, restaurado, prestado y desplazado y se codeará con otros objetos. Por eso, se le asignará una identificación exclusiva y se facilitará la gestión de cada faceta de esta nueva vida.

De ahí que el valor de una colección (ya sea a efectos de investigación, educación o interpretación), su seguridad y su accesibilidad dependerán en gran parte de la calidad de la documentación que se le asocia.

La documentación consiste por lo tanto en la organización de la información.

La documentación básica es necesaria para la gestión « administrativa » de las colecciones, ya que gracias a ella se puede, con rapidez y eficiencia:

  • establecer una comprobación de propiedad
  • localizar un objeto específico
  • conocer el número total de los objetos que componen la colección
  • realizar un control del inventario
  • establecer la identidad (siempre exclusiva) de un objeto
  • relacionar la documentación con un objeto
  • acceder a la documentación de manera eficiente y económica (ahorrándose espacio, tiempo y trabajo).
  • contribuir a la seguridad de las colecciones
  • estimar el seguro


Tomándose como base, esta documentación puede ser completada si se quiere, entre otras cosas para:

  • comprender y darle vida al objeto (historia, uso, valor social o religioso)
  • exhibirlo en una exposición permanente o temporal
  • volverlo atractivo a los ojos del público o de los investigadores
  • analizar las colecciones con miras a las adquisiciones
  • guardar la información relacionada con los tratamientos de conservación /restauración de que ha sido objeto
  • planificar la conservación preventiva, la organización de los fondos.

 

Sobre la base de la experiencia adquirida en el transcurso de los años, los museos han desarrollado prácticas más o menos reconocidas y comúnmente admitidas.

El conjunto de los documentos que contienen la información debería formar un sistema, denominado sistema de documentación.

Un sistema es « un conjunto de elementos relacionados entre sí y con el entorno y organizados en función de un objetivo1».

El sistema de documentación de un museo es un conjunto de elementos (número de inventario, libro de inventario, fichas manuales o informatizadas) que están relacionados entre sí y con el entorno del museo y organizados con miras a la gestión de los objetos de la colección del museo. Los distintos soportes de información del sistema de documentación de un museo son interdependientes y permiten las búsquedas cruzadas. Las informaciones que contienen, resultan frecuentemente duplicadas, pero organizadas de distinta manera.

Un sistema de documentación consta de los 6 elementos descritos a continuación:

 

6 elementos

Los 4 elementos en rojo constituyen la documentación básica en la que se centra esta guía. En la tabla a continuación, presentamos algunos ejemplos de aplicación que ilustran las relaciones entre los distintos elementos.

 

Tabla

Recursos existentes (Español):

Los siguientes enlaces ofrecen información básica sobre qué es registro y documentación y a quiénes sirve.
Lina Nagel Vega. Editora. Manual de Registro y Documentación de Bienes Culturales. DIBAM, GETTY. Chile. (2008).
La publicación de este manual marca un hito importante en la documentación de objetos de museo y bienes del patrimonio cultural en español. En las páginas 8-11, en el capítulo sobre Registro y Documentación se da una mirada a los conceptos básicos sobre qué es un sistema de documentación, sus ventajas y beneficios.
Lic. Armando Gagliardi, Ant. Patricia Morales.(Coord). Normativas Técnicas para Museos. Dirección de Museos de Venezuela. Venezuela. (1993-94).
El capítulo III sobre El Registro e Inventario de Colecciones consigna en breve la descripción de los términos Bienes Muebles, Registro, Inventario, Fichas y Documentación.
Aguilar Criado E.  “Patrimonio etnológico e inventarios para conocer, inventarios para intervenir”. En Aguilar Criado, E. (Coord.) (1999) Patrimonio etnológico: Nuevas perspectivas de estudio. Granada, Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico, España (1999)
Inventarios, catálogos: su función en una institución: inventariar para preservar y para valorizar.
Yunier Rodríguez Cruz. La Museología y el profesional de información. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana. Cuba. (s/f).
Este sencillo documento sobre qué es un Museo y sus funciones incluye una descripción de los términos registrar, inventariar y los diversos tipos de catalogo.

 

En caso de que no se encuentren más estas fuentes, podrá consultar algunas de ellas en el sitio de la EPA. Todos los enlaces en español han sido recuperados en Noviembre del 2009. En el caso que no se encuentren más las fuentes en español podrá consultar algunas de ellas en el sitio web del ILAM.

 

________________

1 en Françoise Raynal et Alain Rieunier, Définir des objectifs pédagogiques, 1987, IPNETP-Les Nouvelles Editions Africaines, Abidjan.

Joomla SEO by AceSEF