- 3.2.2 Le registre d’inventaire

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La situation dans votre musée est-elle strictement identique à celle décrite en 2.2 ?

  • Si oui, bravo !
  • Si non, prenez les mesures nécessaires pour améliorer votre situation.

Si nécessaire, voici quelques cas de figure réels que nous avons rencontrés au cours de nos missions dans divers musées, qui pourraient être le votre ou dont vous pourrez vous inspirer pour améliorer la situation dans votre musée.

 

1- Nous avons un « registre », comme celui décrit plus haut sauf qu’il n’est ni relié, ni cartonné (ce sont des feuilles volantes/c’est un cahier). Cependant, les colonnes correspondent à peu près et tous les objets y sont enregistrés, par ordre chronologique de n° d’inventaire.

  • 1a) Voyez avec un imprimeur ou un relieur la possibilité de faire relier et couvrir ce document que vous pourrez ensuite continuer à utiliser comme registre.
  • 1b) S’il n’est pas possible de faire relier et couvrir ce document, vous pouvez,
    • s’il s’agit de feuilles volantes, les maintenir ensemble avec une baguette à relier ou les mettre dans une chemise à rabats (si possible en carton non acide). Fermez cette liste en ajoutant sous le dernier enregistrement : « Liste clôturée le…. pour cause de format non conforme. La suite des enregistrements se fera dans le Registre n°2 », avec la signature du conservateur/directeur. Ensuite, procurez vous un registre aux normes, intitulez le Registre n° 2, et continuez d’enregistrer vos acquisitions dans ce nouveau registre. Gardez précieusement l’ancienne liste.
    • S’il s’agit d’un cahier, fermez le en ajoutant sous le dernier enregistrement : « Cahier clôturé le…. pour cause de format non conforme. La suite des enregistrements se fera dans le Registre n°2 », avec la signature du conservateur/directeur. Ensuite, procurez vous un registre aux normes, intitulez le Registre n° 2, et continuez d’enregistrer vos acquisitions dans ce nouveau registre. Gardez précieusement l’ancien cahier.

2- Nous avons plusieurs registres, complets ou incomplets

Il faudra utiliser votre bon sens. Nous ne pouvons imaginer ni lister ici tous les cas de figure possibles (différents registres avec des n° d’inventaire différents, différents registres avec des formats de n° d’inventaire différents, différents registres avec les mêmes objets enregistrés, etc.)

Il faut garder en vue que l’important c’est que chaque objet de la collection soit enregistré dans un (1) document qui a les caractéristiques exposées dans les ressources indiquées en 2-2.

Vous pouvez cependant utilisez les différents registres comme ressources car ils peuvent contenir des informations concernant les objets (pourvu qu’elles ne soient pas contradictoires).
Privilégiez le registre complet s’il est aux normes et si le format de numéro d’inventaire est aux normes et si cela ne vous oblige pas à effacer les n° sur tous les objets.

 

3- Nous avons un « registre », comme celui décrit en 2-2 mais tous les objets de la collection n’y sont pas enregistrés. Le dernier enregistrement date de quelques années/mois.

Mettez à jour les enregistrements, c’est à dire, inscrivez dans le registre tous les objets qui n’y ont pas été enregistrés, après leur avoir attribué un numéro d’inventaire (si cela n’avait pas été fait auparavant), et apposé le numéro sur chaque objet.

 

4- Nous avons une liste d’objets, sans numéros d’inventaire

Procurez-vous un registre aux normes, attribuez un numéro d’inventaire à chaque objet, apposez le numéro sur l’objet, et enregistrez chaque objet de la collection dans le nouveau registre, en vous aidant, si elle le permet, des informations contenues dans la liste.

Gardez la liste comme document d’archive.

 

5- Nous avions un registre d’inventaire, mais il a disparu.

La « disparition » d’un registre d’inventaire est un évènement grave car le registre d’inventaire est un document administratif qui répertorie tout ce qui compose votre collection. Il peut donc servir, entre de mauvaises mains, à préparer ou dissimuler un vol.

  • Fouillez le musée (réserves, bureaux, salles d’exposition, laboratoires de restauration, ateliers pédagogiques, etc.) pour vous assurer que le registre d’inventaire n’y est pas.
  • Signalez la disparition du registre à votre autorité de tutelle si ce n’est déjà fait.
  • Effectuez une enquête interne afin de déterminer si possible la date et les circonstances de la disparition du Registre d’inventaire, afin éventuellement, de déterminer les responsabilités et prendre les mesures qui s’imposent (éventuellement par le biais de votre autorité de tutelle si c’est la procédure) : notification à la police, etc.
  • Renforcez la sécurité dans le musée (changer les serrures, changez ou renforcez les modalités d’accès aux collections, sensibiliser le personnel de gardiennage et l’équipe du musée, contrôlez régulièrement les réserves et les salles d’exposition)
    Recréer votre registre d’inventaire, en prenant soin d’indiquer sur la page de garde, qu’il s’agit d’un registre recréé suite au vol du registre précédent :
    • 5a) Si vous aviez une photocopie du registre d’inventaire, utilisez-la pour re-créer le registre dans un nouveau registre aux normes. Il suffira de recopier la photocopie ou dans faire un fac-simile que vous ferez relier. Si la photocopie n’était pas à jour, enregistrez les objets qui n’y figurent pas dans le nouveau registre d’inventaire.
    • 5b) Si vous n’aviez pas de photocopie du registre, enregistrez tous les objets dans un nouveau registre par ordre croissant de numéro d’inventaire.
  • Et si vous retrouvez l’ancien registre quelques temps après l’avoir reconstitué, nous vous conseillons de revenir à l’ancien s’il est conforme, en le complétant des enregistrements éventuels qui ont été faits entre temps. Vous garderez l’autre aux archives.

 

6- Nous n’avons pas de registre d’inventaire mais nous avons des fiches de collecte pour tous/la plupart des objets.

Procurez-vous un registre aux normes, et enregistrez-y chaque objet de la collection, après lui avoir attribué et apposer un numéro d’inventaire, en vous aidant des informations contenues dans les fiches de collectes.

Classez vos fiches de collectes par ordre croissant de numéro d’inventaire et archivez-les.

 

7- Nous enregistrons dans le registre tous les objets qui arrivent au musée, même temporairement. Est-ce la bonne procédure ?

En effet, certains musées enregistrent dans le registre d’inventaire tous les objets qui arrivent au musée, même si leur acquisition par le musée n’a pas encore été décidée. C’est une pratique qui peut, à long terme, créer des confusions : s’il y a des objets qui « manquent » on ne sait pas s’ils manquent parce qu’on a oublié de spécifier qu’ils ont été rendus à leur propriétaire ou s’ils ont disparus (vol, perte…). De plus cela ne permet pas d’avoir un aperçu réel des collections.

D’autres musées ont un registre d’entrée, dans lequel sont consignés tous les objets qui arrivent au musée (à des fins d’étude, ou d’acquisition, ou de réflexion avant acquisition). Si les objets sont acceptés dans la collection, ils sont ensuite enregistrés dans le registre d’inventaire, si non, il sont rendus à leur propriétaire, avec la date du retour inscrite dans le registre d’entrée.

Cette procédure évite de surcharger le registre d’inventaire, et permet de n’y faire figurer que les objets qui appartiennent au musée.

Nous conseillons plutôt la deuxième option.

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