Avant-propos

Imprimer

 

Il est impératif de maintenir à jour un système de documentation, qu’il soit manuel ou informatisé.

Toute nouvelle acquisition doit être enregistrée dans la semaine suivant son acquisition dans le registre d’inventaire. Les objets qui ne font plus partie de la collection du musée (car volés, détruits, cédés), doivent être marqués comme tels dans le registre d’inventaire.

Si vous disposez d’un système de documentation manuel, comportant un registre d’inventaire, un fichier maître (ou fichier numérique), et des fichiers d’index, il est impératif de maintenir les fichiers en ordre. Une fiche enlevée doit être systématiquement remise à sa place. Un fichier mal rangé est presque inutile, car l’accès aux informations ne répondra plus à aucune logique.

Les fichiers doivent être tenus à jour. Tout objet nouvellement arrivé doit y être répertorié ; toute modification doit être systématiquement reportée sur toute la série des fiches concernant le même objet. Ainsi, le fichier ne risque pas de se “fossiliser”, de devenir obsolète.

Si vous disposez d’un système informatisé, les recommandations ci-dessus s’appliquent également : toute nouvelle acquisition et toute modification concernant un objet (changement d’emplacement, restauration, informations complémentaires au sujet de l’objet, etc.) doivent être saisies dans le logiciel de gestion des collections.

La documentation doit évoluer avec l’objet, suivre son parcours avant et après son arrivée au musée. Si le système de documentation n'est pas tenu à jour, il deviendra rapidement inutile.

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