Introduction

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Guide pratique de documentation

 

Le Code de déontologie de l’ICOM et les textes similaires relatifs à l’éthique professionnelle exigent que les collections d’un musée soient documentées :
« Documentation des collections : Les collections des musées seront documentées conformément aux normes professionnelles admises. Cette documentation doit fournir l’identification et la description complètes de chaque article, de ses éléments associés, de sa provenance, de son état, des traitements qu’il a subis et de sa localisation. Ces données seront conservées en lieu sûr et gérées par un système de recherche documentaire permettant au personnel et autres utilisateurs autorisés de les consulter. »
Code de déontologie de l’ICOM, 2006, 2.20

Ainsi, pour être considéré comme professionnel, répondant aux normes requises, « … chaque musée doit être capable de répondre aux critères minimaux, qu’il s’agisse d’un petit musée communautaire travaillant avec un ou deux bénévoles, ou d’une institution nationale avec des centaines de membres de personnel et des milliers de visiteurs », Jerry Weber, senior adviser, quality standards, MLA (Collections Link).

C’est pour aider les petits musées à atteindre le minimum requis en documentation de leur collections, que l’UNESCO et l’ICCROM ont commandité deux études auprès de l’Ecole du Patrimoine Africain – EPA. L’une a consisté à faire un état des lieux des diverses initiatives qui avaient eu lieu ces 20 dernières années dans les petits musées de l’Afrique sub-saharienne en matière de documentation des collections (manuelle et/ou informatisée), l’autre à faire le point des ressources existantes sur Internet en documentation, qui pourraient être exploitables par les petits musées afin de les guider dans la création ou la réorganisation de leur système de documentation. Tout ceci afin de proposer un outil utile à ces mêmes musées, sous la forme d’un manuel.

Le Guide que nous proposons ici cible donc prioritairement les petits musées (moins de 5000 objets)  aux ressources limitées, mais il peut servir aussi aux grands établissements, car les principes sont les mêmes. Il permettra aux institutions d’avoir le minimum nécessaire pour un système de documentation basique (nous nous concentrerons ici sur la gestion « administrative » des collections), en les guidant vers des ressources Internet qui leur permettront soit de démarrer un système de documentation de zéro, soit d’améliorer l’existant. La plupart de ces ressources Internet ont été publiées par EPA-ICCROM, CIDOC, Museum Documentation Association à travers son portail Collections Link, le US National Park Service, le Ministère français de la Culture, le Réseau Canadien d’Information  sur le Patrimoine (RCIP) et l’Institut Canadien de Conservation (ICC). Les Aide-mémoire de l’EPA-ICCROM existent sous forme papier depuis de nombreuses années et ont été mis en ligne spécialement pour ce projet.

La version espagnole du guide a été produite grâce à la collaboration de la Fondation ILAM, qui a ajouté des ressources Internet en espagnol, avec une attention particulière aux publications d’Amérique latine, parmi lesquelles celles du Ministère colombien de la culture, la Direction des bibliothèques, des archives et des musées (DIBAM) Du Chili, et la Direction des musées du Venezuela.

Les procédures indiquées ici sont des procédures minimales et par conséquent simplifiées. Chaque institution pourra, si elle le désire, les adapter selon ses propres normes, ou selon les normes nationales.

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