1 - Pourquoi documenter?

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Les musées acquièrent des objets et créent des collections parce que les objets portent un message ou des messages important(s). Le message d'un objet peut être d'ordre historique, religieux, économique, technologique, etc. Lorsqu'un objet est déplacé de son lieu d'origine et de son contexte, sa signification se réduit et dépend davantage de la documentation qui lui est associée.

Aussi, lorsqu’un objet arrive au musée, il commence « une nouvelle vie » : il va être étudié, rangé, montré, restauré, prêté, déplacé et il côtoiera de nombreux autres objets. Il faudra ainsi l’identifier de manière unique, et faciliter la gestion de chaque facette de cette nouvelle vie.

La valeur d’une collection (que ce soit à des fins de recherche, d’éducation ou d’interprétation), sa sécurité et son accessibilité dépendent donc en grande partie de la qualité de la documentation qui lui est associée.

La documentation c’est donc l’organisation de l’information.

La documentation de base est nécessaire pour la gestion « administrative » des collections. Elle permet rapidement et efficacement:

  • d’établir une preuve de propriété
  • de localiser un objet spécifique
  • de connaître le nombre total des objets composant le collection
  • de réaliser un contrôle de l’inventaire
  • d’établir l’identité (toujours unique) d’un objet
  • de relier les informations à un objet
  • d’être capable d’accéder aux informations d’une manière efficace et économique (gain de place, de temps, d’effort)
  • de contribuer à la sécurité des collections
  • d’évaluer l’assurance.

 

Partant de cette documentation de base il sera possible de la compléter si l’on veut être en condition entre autre :

  • de comprendre et donner vie à l’objet (histoire, utilisation, valeur sociale ou religieuse...).
  • de le mettre en scène dans une exposition permanente ou temporaire
  • de lui donner un intérêt aux yeux du public et des chercheurs.
  • d’analyser les collections en vue d’effectuer des collectes
  • d’avoir une trace des interventions de conservation/restauration auxquelles ont été soumises les objets.
  • de planifier la conservation préventive, l’organisation des réserves, etc.

 

Au fil de leur expérience, les musées ont développé des pratiques plus ou moins reconnues et partagées.

L’ensemble des documents qui contiennent l’information devrait former un système, dit système de documentation.

Un système est défini comme « un ensemble d’éléments en relation entre eux et avec l’environnement et organisés en fonction d’un but1».

Le système de documentation d’un musée est un ensemble d’éléments (numéro d’inventaire, registre d’inventaire, fiches manuelles ou informatisées, etc.) qui sont en relation entre eux et avec l’environnement muséal et qui sont organisés afin de gérer les objets de la collection du musée. Les différents supports d’information du système de documentation d’un musée sont interdépendants et permettent d’effectuer des recherches croisées. Les informations qu’ils contiennent sont souvent dupliquées, mais organisées de manière différente.

Un système de documentation se compose de ces 6 éléments :

Les 4 éléments en rouge constituent la documentation de base sur laquelle ce guide se concentre. Dans le tableau ci-dessous, quelques exemples d’utilisation montrent les relations entre les différents éléments.

 

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1 Françoise Raynal et Alain Rieunier, Définir des objectifs pédagogiques, 1987, IPNETP-Les Nouvelles Editions Africaines, Abidjan.

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